Elementos de Controle, Objetivos e Exemplo da Contabilidade Interna

O controle contábil interno abrange os métodos implementados por uma empresa para garantir a integridade das informações financeiras e contábeis, atender aos objetivos operacionais e de lucratividade e transmitir políticas de gerenciamento em toda a organização. Estes se sobrepõem aos procedimentos operacionais normais de uma empresa.

Essa sobreposição responde à intenção de proteger ativos, minimizar erros e garantir que as operações sejam realizadas de maneira aprovada. Não existem sistemas de controle interno idênticos, mas muitas filosofias de controles em relação à integridade financeira e práticas contábeis tornaram-se práticas de gerenciamento padrão.

O controle interno tem um preço, que é o de que as atividades de controle geralmente diminuem o fluxo natural dos processos de uma empresa, o que pode reduzir sua eficiência geral. Um conceito chave é que mesmo o sistema de controle interno mais completo não elimina completamente o risco de fraude ou erro.

Sempre haverá alguns incidentes, geralmente devido a circunstâncias imprevistas ou a um esforço indevidamente determinado de alguém que queira cometer uma fraude.

Índice

• 1 Elementos do controle contábil interno
  • 1.1 Separação de tarefas
  • 1.2 Controles de acesso
  • 1.3 Auditorias Físicas
  • 1.4 Documentação padronizada
  • 1.5 Saldos experimentais
  • 1.6 reconciliações periódicas
  • 1.7 Autoridade para aprovação
• 2 objetivos
  • 2.1 Proteja os ativos da empresa
  • 2.2 Garantir a confiabilidade e integridade das informações financeiras
  • 2.3 Assegurar o cumprimento das leis
  • 2.4 Promover operações eficientes e eficazes
  • 2.5 Cumprimento de metas e objetivos
• 3 Exemplo
• 4 referências

Elementos de controle contábil interno

Separação de tarefas

A separação de funções envolve dividir a responsabilidade pela contabilidade, depósitos, relatórios e auditoria. Deveres adicionais são separados, há menos chance de um único funcionário cometer atos fraudulentos.

Para empresas de pequeno porte com apenas alguns funcionários contábeis, o compartilhamento de responsabilidades entre duas ou mais pessoas ou a exigência de que tarefas críticas sejam analisadas por colegas de trabalho pode servir ao mesmo propósito.

Controles de acesso

Controlar o acesso a diferentes partes de um sistema contábil por meio de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico pode manter usuários não autorizados fora do sistema, enquanto fornece uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar a origem de erros ou discrepâncias.

Auditorias físicas

Auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e quaisquer ativos físicos registrados no sistema contábil; por exemplo, estoques, materiais e ferramentas.

A recontagem física pode revelar discrepâncias bem escondidas nos saldos das contas, que são ignoradas nos registros eletrônicos.

A contagem de dinheiro nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou até várias vezes por dia. Projetos maiores, como contagem manual de inventário, devem ser feitos com menos frequência, talvez trimestralmente.

Documentação Padronizada

A padronização de documentos usados ​​para transações financeiras - como faturas, requisições internas de materiais, recebimentos de estoque e relatórios de despesas de viagem - pode ajudar a manter a consistência na manutenção de registros ao longo do tempo.

O uso de formatos de documento padrão pode facilitar a revisão de registros anteriores, procurando a origem de alguma discrepância no sistema. A falta de padronização pode fazer com que os elementos sejam negligenciados ou mal interpretados nessa revisão.

Teste de saldos

O uso de um sistema contábil de dupla entrada agrega confiabilidade, garantindo que os livros estejam sempre equilibrados. Mesmo assim, os erros podem fazer com que o sistema fique desequilibrado a qualquer momento.

O cálculo dos saldos de teste diários ou semanais pode fornecer informações periódicas sobre o estado do sistema. Isso permite descobrir e investigar discrepâncias o mais rápido possível.

Reconciliações periódicas

As conciliações contábeis podem garantir que os saldos do sistema contábil coincidam com os saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes a crédito.

Por exemplo, uma reconciliação bancária envolve a comparação de saldos de caixa e registros de depósitos e recebimentos entre o sistema contábil e os extratos bancários.

As diferenças entre esses tipos de contas complementares podem revelar erros ou discrepâncias nas próprias contas. Eles também podem mostrar que erros podem se originar nas outras entidades.

Autoridade para aprovação

Exigir que gerentes específicos autorizem certos tipos de transações pode adicionar uma camada de responsabilidade aos registros contábeis. Isso mostra que as transações foram visualizadas, analisadas e aprovadas pelas autoridades correspondentes.

Exigir uma aprovação para poder fazer grandes despesas e pagamentos impede que funcionários inescrupulosos executem grandes transações fraudulentas com os fundos da empresa.

Objetivos

Proteja os ativos da empresa

Controles internos bem projetados protegem os ativos contra perdas. A perda pode ser uma perda acidental, que resulta de erros honestos cometidos por pessoas. Também pode ser uma perda intencional, resultante de atividades fraudulentas intencionais.

Garantir a confiabilidade e integridade das informações financeiras

Os controles internos garantem que a administração tenha informações precisas, oportunas e completas, incluindo registros contábeis, para planejar, controlar e relatar as operações de negócios.

Garantir o cumprimento das leis

Os controles internos ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com várias leis e regulamentações nacionais, estaduais e locais que afetam as operações comerciais.

Promover operações eficientes e eficazes

Os controles internos fornecem um ambiente no qual os gerentes e a equipe podem maximizar a eficiência e a eficácia das operações.

Cumprimento de metas e objetivos

O sistema de controles internos fornece um mecanismo para a administração supervisionar o alcance das metas e objetivos operacionais.

Exemplo

Os ativos líquidos sempre precisam de mais proteção do que os ativos não líquidos, porque são mais fáceis de roubar; por exemplo, pegue dinheiro.

O dinheiro é o ativo mais líquido e pode ser facilmente roubado por qualquer funcionário que o administre. Para proteger o dinheiro da empresa é que controles internos especiais sejam implementados.

O controle interno da separação de funções é freqüentemente usado com dinheiro. Esse controle exige que a pessoa que recebe o dinheiro do cliente e a pessoa que registra o recebimento de caixa no sistema contábil nunca seja o mesmo empregado.

Na verdade, alguns sistemas de controle interno vão um pouco além e exigem que um funcionário desconta o dinheiro, outro deposita no banco e outro diferente para registrá-lo no sistema contábil.

Ao segmentar os deveres de cada funcionário, nenhuma pessoa pode fazer dinheiro, depositar e registrar a venda na contabilidade. Isso evita fraudes, porque uma pessoa não pode embolsar parte do dinheiro arrecadado e registrar uma quantia menor do recebimento no sistema contábil.

Referências

1. Steven Bragg (2018). Controle interno. Ferramentas Contábeis. Retirado de: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Controles Internos. Retirado de: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Controles Internos em Contabilidade: Definição, Tipos e Exemplos. Estudo Retirado de: study.com.
4. Universidade de Washington (2018). Controles Internos. Retirado de: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Quais são os sete procedimentos de controle interno na contabilidade? Smallbusiness - Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
6. Meu curso de contabilidade (2018). O que são controles internos? Retirado de: myaccountingcourse.com.