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Funções e Processos de Gerenciamento Administrativo
O gestão administrativa é o conjunto de formas, ações e mecanismos que permitem utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros de uma empresa, para atingir o objetivo proposto. Baseia-se em quatro princípios fundamentais; a ordem é a primeira, pois cada trabalhador deve ocupar o cargo para o qual está qualificado.
A falta de ordem leva a um trabalho menos eficiente e ao mau uso dos recursos. O segundo princípio é disciplina; dentro da disciplina de gestão administrativa é um aspecto importante, uma vez que as regras e regras devem ser respeitadas e respeitadas por todos.
O terceiro princípio é a unidade de comando. O funcionário deve saber a quem ele relata seu trabalho e de quem receberá ordens, a fim de evitar mensagens errôneas que prejudiquem a qualidade do trabalho. Finalmente, incentivar e valorizar a iniciativa na equipe é crucial para motivar; Isso terá um impacto positivo no ambiente de trabalho e no alcance das metas.
A gestão administrativa é essencial para a organização, pois forma a base sobre a qual as tarefas do grupo serão executadas, formando também uma rede orientada para atender os objetivos do negócio.
Índice
- 1 funções
- 1.1 Realização de processos de gerenciamento
- 1.2 Contratação de pessoal
- 1.3 Protegendo ativos
- 1.4 Relações Públicas
- 1.5 Estabelecer seqüências de trabalho
- 1.6 Compra de ativos fixos
- 1.7 Design e controle de formulários
- 1.8 Compra de artigos de papelaria e material de escritório
- 2 Processos de gestão administrativa
- 2.1 Planejamento
- 2.2 Organização
- 2.3 Endereço ou execução
- 2.4 Controle
- 3 referências
Funções
Realização de processos de gestão
Os processos de gestão devem ser adequadamente executados para que o desempenho efetivo em cada uma das funções administrativas seja realizado.
Estes devem incluir planejamento, organização, direção e controle, todos baseados no cumprimento dos objetivos.
Recrutamento
Refere-se à seleção, treinamento, colocação e remuneração do pessoal. A consecução dos objetivos da organização depende da capacidade de contar com o pessoal adequado, motivo pelo qual deve ser mantido o interesse em atender às necessidades dos funcionários e, ao mesmo tempo, ser fiel à organização.
Protegendo ativos
Os ativos de uma organização devem ser protegidos contra uso indevido, perda ou danos causados por roubo, incêndio ou qualquer outro meio.
Por esse motivo, é necessário manter um registro adequado para cada tipo de ativo, responsabilizando o pessoal pelo seu correto uso e guarda.
Relações públicas
Uma das funções importantes da gestão administrativa é o estabelecimento e manutenção de várias linhas de comunicação entre a organização e seu público relacionado (clientes, acionistas, funcionários, fornecedores, consumidores).
Estabeleça seqüências de trabalho
Para um desempenho estável e sem interrupções do trabalho administrativo, sistemas e procedimentos de rotinas definidas devem ser desenvolvidos. Isso é motivado para o caráter de interdependência e inter-relação entre as tarefas específicas de cada departamento.
Compra de ativos fixos
Em cada departamento, há necessidade de ativos fixos adequados para ter um desempenho eficiente e econômico do trabalho realizado. Portanto, um procedimento padrão deve ser seguido na seleção e compra de cada tipo de ativo fixo exigido.
Um aspecto importante é realizar uma detecção e avaliação da real necessidade do ativo, evitando gastos desnecessários que impactam as finanças da empresa.
Design e controle de formulários
Dado que o trabalho administrativo possui características particulares, os formulários utilizados devem ser projetados de modo a fornecer as informações necessárias de maneira adequada.
É dever da administração projetar esses formulários e tentar padronizar seu uso, a fim de reduzir custos.
Compra de artigos de papelaria e material de escritório
Esses artigos devem cobrir as necessidades dos usuários, pois afetarão a execução sistemática e rápida do trabalho realizado.
Portanto, é importante garantir a padronização, seleção e compra desses insumos, bem como sua distribuição para outros departamentos, quando necessário.
Processos de gestão administrativa
Planejamento
O planejamento é a pedra angular desse processo, pois isso levará a ações subsequentes a serem seguidas. Para levar a cabo um processo eficiente, é necessário considerar o seguinte:
- Tenha objetivos claros.
- Estudar o ambiente em que o trabalho será realizado.
- Identifique e atribua as tarefas que ajudarão a alcançar os objetivos.
- Realizar um plano abrangente de realizações, destacando os elementos criativos que ajudam a realizar efetivamente o trabalho.
- Determinar as políticas, métodos e procedimentos necessários para o desempenho do trabalho.
- Criar sistemas de aviso que permitam antecipar ações em face de problemas futuros.
- Atualize constantemente os planos, considerando os resultados dos controles exercidos sobre eles.
Organização
Para alcançar o sucesso, todos os recursos humanos, financeiros e materiais relacionados ao trabalho que será realizado devem ser coordenados.
Isso implica o estabelecimento de um conjunto de regras e atribuições de tarefas que devem ser rigorosamente seguidas pelas pessoas envolvidas. Algumas dessas atividades são:
- Divida o trabalho considerando as unidades de operação.
- Agrupar tarefas por tarefas.
- Estruturar as unidades operacionais com critérios de gerenciabilidade e afinidade do trabalho.
- Selecione o pessoal que possui as habilidades necessárias para um trabalho específico.
- Estabelecer ajustes nas atividades realizadas, com base nos resultados de controle do mesmo espetáculo.
Direção ou execução
Para cumprir as estratégias planejadas e organizadas, é necessário tomar as ações que as iniciam e dar continuidade.
Entre essas medidas estão direcionar a atividade e promover o desenvolvimento do funcionário no trabalho e no pessoal, para que essa motivação seja traduzida no alcance eficiente do objetivo. Essas estratégias podem ser:
- Guie e incentive o grupo a alcançar o objetivo.
- Estabelecer comunicação direta, aberta e transparente com cada um dos envolvidos, direta ou indiretamente, no trabalho.
- Desenvolver o potencial de cada membro.
- Criar incentivos para funcionários que se destacam em determinados critérios pré-estabelecidos, como criatividade, velocidade de conclusão, entre outros.
- Estabelecer mecanismos para avaliação constante do processo de execução, a fim de corrigir ações, se necessário.
Controle
É importante implementar estratégias para verificar se o que é planejado, organizado e executado está progredindo satisfatoriamente e efetivamente para alcançar o objetivo.
Isso permitirá que decisões sejam tomadas para substituir atividades ou reorientar o processo, o que permitirá que ele seja otimizado. Estas podem ser algumas das ações a seguir:
- Estabelecer comparações dos resultados com os planos gerais da empresa.
- Avaliar o produto do trabalho, com base nos padrões de desempenho do mesmo.
- Tornar públicos os meios a serem utilizados nas medições.
- Comunicar as sugestões ao pessoal responsável, a fim de corrigir as ações necessárias.
Referências
- Matéria do Dinheiro (2018). Funções de gerenciamento administrativo do escritório moderno. Aprendizagem de conta Retirado de: accountlearning.com.
- Meu guia do MBA (2018). Funções Administrativas ou Gerenciais de um Escritório. Retirado de: mymbaguide.com.
- Gerentes-Net (2018). Gestão administrativa Retirado de: managers-net.com.
- ABCM (2018). Aprenda a importância do gerenciamento administrativo para os negócios. Retirado de: myabcm.com.
- Van Vliet (2011). Cinco Funções de Gestão (Fayol). Ferramentas. Retirado de: toolshero.com.