Características do protocolo de negócios, para que servem exemplos

O protocolo de negócios é um conjunto de normas sociais e formais adotadas por uma empresa para o seu cumprimento. Sua função é estabelecer diretrizes de conduta e limites que regem as ações de todos os membros da empresa.

Esse corpo normativo, normalmente incluído em um manual ou documento, geralmente regula o comportamento interno e externo da empresa. É um código de conduta estabelecido na cultura organizacional da empresa.

O protocolo de negócios estabelece as regras de coexistência entre os diferentes níveis de trabalho da empresa e os critérios de comunicação que devem prevalecer fora dela.

Os protocolos de negócios atendem às regras e etapas que devem ser seguidas para o planejamento, desenvolvimento e controle das ações executadas por uma empresa. Essas regras podem incluir regras estabelecidas pelo estado.

Um exemplo de protocolo comercial é a maneira pela qual uma secretária responde a uma ligação telefônica de maneira cordial. Além disso, o tratamento respeitoso do motorista de uma empresa de transporte, tendo um passageiro para o aeroporto.

Índice

• 1 Características do protocolo de negócios
• 2 Para que serve o protocolo comercial?
  • 2.1 Define regras de conduta
  • 2.2 Guia para atividades sociais
  • 2.3 Estabelecer a imagem corporativa
  • 2.4 Criar a cultura da empresa
• 3 Exemplos de protocolo de negócios
  • 3.1 Protocolo em chamada telefônica
  • 3.2 Protocolo em apresentação, saudação e despedida
  • 3.3 Protocolo de Vestuário
• 4 referências

Características do protocolo de negócios

Antes de citar as características do protocolo de negócios, a origem do termo deve ser claramente indicada para melhor definir seu conteúdo.

Protocolo vem do latim "protos", Cujo significado é" o que acontece antes de algo "e"kollos"Refere-se à ação de aderir ou colar algo.

O dicionário da Real Academia da Língua Espanhola em um de seus significados, define-o como um "conjunto de regras estabelecidas pela norma ou pelo costume para cerimônias e atos oficiais ou solenes ".

Um protocolo é uma descrição dos padrões de comportamento que devem ser seguidos em uma empresa ou instituição. Descreve as diretrizes e procedimentos de comportamento para executar uma ação ou em uma determinada situação.

O protocolo de negócios deve transmitir aos clientes a essência da empresa, e é por isso que faz parte de sua filosofia e imagem. Existem diferentes tipos de protocolos: empresariais, religiosos, oficiais, esportivos, sociais, etc.

As características de um bom protocolo de negócios são

1- Não é regulamentado por lei, mas é rigorosamente aplicada dentro da empresa por seus membros.

2- É prático, porque regula situações habituais que ocorrem na empresa. Desta forma evita-se que seja um documento banal sem a observância do trabalho.

3- É acessível para todos os membros da organização, porque estabelece diretrizes de comportamento para cada situação de trabalho.

4- It compreensível porque deve ser escrito em linguagem clara para que todos os funcionários da empresa assimilem e cumpram sem justificativa.

5- É flexível, em princípio, porque as regras estabelecidas devem ser ajustadas a cada situação da empresa, mesmo em tempos de crise. Mas também porque podem variar com o tempo e se adaptar às mudanças.

Qual é o protocolo de negócios?

Definir regras de conduta

Definir as diretrizes de comportamento dentro de uma empresa em um manual de protocolo serve para regular o comportamento de seus membros e cria cultura organizacional.

Sem um protocolo, as relações de trabalho e comunicação entre a empresa e os clientes seriam um caos total. Não haveria respeito por hierarquias e a ausência de um código de comportamento resultaria em constantes desrespeitos e confrontos internos.

A ordem hierárquica sem protocolo de negócios não pôde ser atendida, alterando a estrutura organizacional da empresa.

Guia para atividades sociais

Do ponto de vista do rótulo, o protocolo também é necessário para a organização e realização de atividades sociais relevantes para a empresa.

O protocolo ajuda a consolidar o prestígio da empresa entre seus funcionários e com seus associados: clientes, acionistas, fornecedores, autoridades, etc.

Estabelecer a imagem corporativa

Faz parte da imagem corporativa da empresa, pois orienta e canaliza as ações positivas dos integrantes da empresa. A imagem de uma empresa não depende apenas do produto ou serviço per se o que empresta; mas da totalidade dos elementos que giram em torno disso.

O protocolo é útil e necessário para as empresas, pois contribui para melhorar as relações humanas e reforça sua imagem corporativa. Quando se estende a todas as áreas da organização, ajuda a alcançar um ambiente de trabalho saudável e harmonioso.

Crie a cultura da empresa

Também cria cultura comercial e de trabalho, educando os trabalhadores e gerentes sobre a necessidade de integrar e colaborar com os objetivos organizacionais. Também ajuda a orientar as relações dos representantes da empresa com seus associados e clientes.

Exemplos de protocolo de negócios

O protocolo de negócios abrange os procedimentos estabelecidos na organização empresarial para organizar eventos: reuniões, visitas, conferências, negociações, eventos de protocolo, etc.

Mas também envolve o modo de comunicação (comunicação interna) entre os membros da organização e com os clientes e relacionados (comunicação externa). Isso inclui desde a maneira como uma chamada telefônica é respondida até a maneira de usar o uniforme ou a maneira de se vestir.

Da mesma forma, inclui o estilo de escrita para uma carta ou e-mail e todos os elementos necessários para reforçar a imagem corporativa da empresa.

Um exemplo de protocolo comercial é a recepção de uma chamada telefônica. Na forma de resposta, saudação e apresentação, está implícita toda uma cultura empresarial. É, portanto, um elemento intimamente relacionado à imagem comercial ou de marca.

Protocolo em chamada telefônica

- Bom dia senhor / senhora

- Eu sou Judith, como posso ajudar / servir?

- Vou rever o seu caso, por favor, não se retire.

- Obrigado por ligar, estamos ao seu serviço.

- Tenha um dia feliz Sr / Sra.

Protocolo em apresentação, saudação e despedida

• Levante-se ao cumprimentar.
• Agite as mãos com sutileza e sorria.
• Evite beijos e abraços efusivos.
• Olhe a pessoa nos olhos quando estiver falando.
• Evite o tuteo e o uso de termos coloquiais.
• Seja cordial e amigável no negócio.
• Tente chamar a pessoa pelo nome, se ele souber.
• Evite excessos de confiança.
• Evite falar excessivamente sobre você e sua vida pessoal.

Protocolo de vestuário

• Não use roupas inapropriadas ou chame muita atenção.
• Use roupas que ajudem a complementar sua personalidade.
• Use tamanhos adequados de roupas.
• Vestido com gravata / jaqueta / saia / blusa.
• Os homens devem se barbear adequadamente e cuidar de sua aparência física.
• As mulheres colocam maquiagem adequadamente.
• Mantenha as mãos e unhas limpas e mantidas.
• Use perfumes ou loções discretas.

Referências

1. Martínez, Julián Mesa: Manual de protocolo de negócios: conteúdo e etapas de elaboração. Retirado em 14 de fevereiro de 2018 de blog.grupo-pya.com
2. O que é protocolo e para que é usado na empresa? Consultado por gestiopolis.com
3. Por que o protocolo é importante nas empresas? Consultado de gadebs.es
4. Protocolo Real academia espanhola. Dicionário Usual Consultado de dle.rae.es
5. O protocolo de negócios. Consultado de cevents.es
6. A importância do protocolo de negócios. Obtido em telesup.edu.pe