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Características do processo contábil, estágios e importância
Oprocesso contábil é o ciclo que ocorre entre a ocorrência, o registro e o processamento das operações financeiras que são realizadas em uma empresa.
Ou seja, é uma sequência de atividades que leva a um registro detalhado de como os bens e serviços são recebidos, coletados e pagos em uma organização.
Esse registro é feito em livros ou cadernos de contabilidade. É um processo que ocorre em etapas e que é constantemente reiniciado. Ele coleta informações financeiras que são apresentadas na forma de relatórios chamados demonstrações financeiras.
Mas o ciclo não vem até a apresentação dessas demonstrações financeiras, mas começa de novo a partir daí. A frequência dos relatórios financeiros depende da natureza ou tamanho da empresa. No entanto, é normal que eles sejam trimestrais, semestrais e anuais.
Etapas do processo de contabilidade
Entre as etapas do processo contábil estão:
Identificação e análise da transação
O tipo de operação que está sendo executada através dos documentos de origem é definido: faturas, ordens de compra, contratos, etc.
Esses documentos de origem devem ser originais, pois servem como backup para transações registradas.
Essas transações devem ser analisadas antes de serem carregadas no sistema para determinar a conta à qual pertencem e o valor real a ser registrado.
Apenas as transações contábeis que pertencem à empresa são inseridas.
Identificar contas
No banco de dados contábil ou no sistema contábil usado por uma empresa, há uma lista de contas ou conceitos em que as entradas serão incluídas.
É importante que essas contas sejam adequadamente detalhadas e específicas o suficiente para refletir, sem dúvida, a natureza da transação.
Neste momento é decidido quais serão as contas em que se registrará a transação.
Registro da transação
A transação ou entrada no diário é registrada, na medida em que acontece, portanto, resultará em uma ordem cronológica.
Para fazer essas anotações, geralmente é usado o sistema de contabilidade de dupla entrada, no qual as contas cobradas e as contas credenciadas são refletidas.
Existem livros especiais nos quais as transações são registradas e repetidas com alguma frequência.
Publicação da entrada
As entradas ou transações são publicadas nas contas individuais dos livros, com débitos à esquerda e créditos à direita.
No ledger, cada conta é detalhada.
Saldos de lançamento
É o saldo preliminar de todas as contas; Os saldos são calculados e os saldos de débito e crédito são somados.
Se o resultado no final dessas duas colunas for o mesmo, o saldo estará correto.
Conta de ganhos e perdas
É a sede da totalização de lucros e perdas do negócio.
Elaboração do saldo de verificação
Depois de determinar os saldos das contas que são refletidos no razão geral, procedemos a verificar a exatidão dos registros.
Com este documento, você pode realocar os efeitos dos ajustes, antes de registrá-los nas contas.
Análise de ajuste
No momento, os ajustes são registrados na revista, com base nos dados coletados no balancete.
Depois que essa etapa for concluída, esses ajustes serão passados para o razão geral. Dessa forma, as contas mostrarão saldos corretos e atualizados.
Apresentação das demonstrações financeiras
As somas são combinadas nas várias contas registradas e apresentadas nas demonstrações financeiras.
Ou seja, as informações na planilha (ou balancete) são reagrupadas e são elaboradas as seguintes informações: balanço patrimonial, demonstração de resultados, demonstração do fluxo de caixa, etc.
Fechar da contabilidade
Nesta fase, são realizadas ações para fechar o ciclo contábil em um exercício específico.
Entre as operações que são executadas nesta fase são elas:
- Contabilização de mudanças de estoque
- Periodização contábil
- Contabilização de provisões e perdas por imparidade
- Contabilização de depreciação
No final, o ano fiscal termina em livros para servir como suporte para o próximo ano fiscal. Nesta etapa, os lançamentos contábeis são lançados para fechar as contas de capital temporárias.
Essa informação é então transferida para o razão geral, onde o lucro e a perda líquida são transferidos para a conta de capital. É o registro do final do ano, em que todas as contas (credores e devedores) devem ter saldo zero.
Verifique o saldo após o fechamento
É um passo após o fechamento das contas nominais. É um procedimento que garante que o Razão está equilibrado para o início do próximo período contábil.
É um saldo que possui Ativos, Passivos e Capital.
Balanço Final
O saldo da situação final é o processo que envolve levar as contas para o razão geral. Na coluna de ativos são colocadas as contas de crédito e na conta de passivos, aquelas do dever.
Este será o saldo que será levado em conta para fazer o balanço inicial do próximo ano fiscal.
Importância do processo contábil
O processo de contabilidade é a única maneira confiável de determinar a lucratividade de uma empresa. Basta seguir estas etapas para ver os detalhes do retorno do investimento que está sendo feito em um determinado negócio.
Da mesma forma, é o que permitirá que os dados tomem decisões acertadas sobre o funcionamento do negócio, como quais itens precisam de injeção de capital ou quais devem ser descartados.
Por outro lado, também possui vantagens legais, pois permite informações atualizadas que podem ser exigidas por entidades governamentais.
O processo contábil e sua automação
Ao longo dos anos, a maioria das tarefas em uma empresa foi afetada pela automação de diferentes maneiras. No caso da contabilidade, algo muito diferente não acontece.
Quando a tecnologia da informação se tornou uma atividade popular, por volta de 1981, os sistemas de informação contábil foram integrados aos bancos de dados.
De acordo com o tamanho e a natureza da empresa, seus líderes decidem o nível de sistematização que usarão em sua contabilidade.
Algumas das vantagens de automatizar o processo de contabilidade são:
Simplicidade
A maioria dos softwares existentes no mercado é projetada para que a equipe de contabilidade possa se adaptar com facilidade e rapidez ao sistema.
Além disso, eles incluem maneiras rápidas de corrigir os erros prováveis que podem ser cometidos.
Speed
É um dos benefícios mais óbvios de um sistema automatizado, pois permite localizar entradas, contas ou quaisquer outros dados contábeis em questão de segundos.
Isso também carrega uma carga de conveniência, uma vez que elimina a necessidade de transportar livros ou pastas.
Facilidade de supervisão
A automação contábil permite que você tenha, quando necessário, a perspectiva financeira do negócio.
Além disso, você pode verificar e contrastar o comportamento de cada conta a qualquer momento durante o ano fiscal.
Cópias de segurança
Ter o sistema de contabilidade automatizado permite que você tenha cópias de todas as informações com mais rapidez e facilidade do que seria tê-lo manualmente.
Como tudo mais, essa automação também envolve certos riscos, entre os quais podemos citar:
Vírus de computador
Vírus de computador são um risco para qualquer dispositivo ou sistema eletrônico.
Os sistemas contábeis também são suscetíveis a serem penetrados por um vírus, o que torna obrigatório protegê-los com fortes medidas de segurança.
Este fato reafirma a enorme vantagem de ter backups e backups.
Roubo de informações
O roubo de informações através da ação de hackers, é outro risco natural desses sistemas.
Softwares de sistemas contábeis
Algumas ferramentas de computador para executar o processo de contabilidade podem ser:
Do sol
É um pacote com aplicativos para manter as contas: tesouraria, folha de pagamento, declarações fiscais, etc.
Loggro
É um software criado pela empresa PSL que permite a administração de contabilidade, estoques, vendas, clientes, fornecedores e seu faturamento, tudo isso suportado na nuvem.
Desta forma, você pode acessar informações de qualquer lugar a qualquer momento.
Contalux
É um software que permite passar informações dos livros para uma planilha do Excel.
Secop
É um software que permite um controle completo dos estoques, por isso é útil para empresas com armazéns.
Também permite o registro de vendas e compras.
Alvendi
É um software muito parecido com o Secop, embora com uma interface mais simples.
Moyex
É um software que permite controlar ordens com um alto nível de detalhe.
Existem softwares mais específicos, como o Prestacob, que permite que você faça empréstimos, ou a Factool, para registrar, imprimir e consultar as faturas emitidas por uma empresa.
Como visto, é um processo-chave dentro da gestão de negócios que evoluiu ao longo do tempo e pode ser tão sofisticado e complexo quanto requerido pelo tamanho e natureza da organização.
O processo de contabilidade é uma maneira de garantir o funcionamento adequado de uma empresa e seus estágios e formas são adaptados à organização.
Referências
- Ferramentas de contabilidade (2017). As etapas no processo de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com
- Accuntingverse (s / f) O ciclo contábil: processo contábil em nove etapas. Retirado de: accountingverse.com
- Dicionário de negócios (s / f). Processo contábil. Retirado de: businessdictionary.com
- Consulta Fica (s / f). A importância do ciclo contábil. Retirado de: ficaconsulting.com.do
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- Gómez, Francisco (2016). Automação contábil como melhoria de eficiência. Retirado de: revistadigital.inesem.es
- Universidade Aberta da Catalunha (2017). Os 10 melhores softwares de contabilidade. Retirado de: fp.uoc.edu
- Wohlner, Roger (s / f). Noções básicas de contabilidade: o processo de contabilidade. Retirado de: investopedia.com.