Qual é o ciclo de vida dos documentos?

O ciclo de vida dos documentos consiste em uma sucessão de estágios pelos quais um arquivo transita ao longo de sua vida útil. Essas fases, que vão desde a criação de um documento, passando por todos os usos e modificações, até o momento de serem destruídas ou arquivadas permanentemente.

O conceito de ciclo de vida dos documentos foi criado nos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial. Isso se deveu à necessidade de encontrar uma maneira apropriada de gerenciar um grande número de arquivos acumulados.

Cada disciplina aborda o ciclo de vida dos documentos de uma maneira diferente, levando em consideração sua abordagem e a natureza do arquivo.

Por exemplo, o ciclo de vida de um documento legal pode ter etapas diferentes das de um documento acadêmico.

Em cada caso, as considerações de quanto tempo um documento deve ser mantido, como ele deve ser armazenado ou qual deve ser seu uso correto. Da mesma forma, também existem abordagens diferentes para os estágios do seu ciclo de vida.

Por exemplo, pode haver documentos sem qualquer valor para uma empresa ou para uma entidade governamental devido à sua idade. No entanto, esses mesmos arquivos podem ter um alto valor histórico para um museu.

Outra diferença fundamental é aquela entre documentos analógicos e digitais. Embora a importância esteja no conteúdo dos documentos, a existência de arquivos digitais implica particularidades no seu manuseio e nas etapas de seu ciclo de vida.

As três idades dos documentos

Em 1972, o historiador Carlos Wyffels propôs a teoria das Três Eras. De acordo com isso, documentos são objetos que têm um processo vital ao longo do qual seus usos são transformados.

Em geral, os documentos são usados ​​intensivamente imediatamente após sua criação e por um certo tempo.

No entanto, ao longo do tempo, esse uso é reduzido até o momento em que ele pára completamente, seja porque eles são arquivados ou destruídos.

De acordo com Wyffels, este ciclo, atravessando todos os documentos é dividido em três idades: a idade administrativa ou de trabalho, de meia-idade ou idade semi-ativos e inativos ou histórico.

A idade administrativa ou ativa

Refere-se ao período ativo de um documento. Começa no momento de sua criação e passa por diferentes etapas nas quais é consultado, transferido e compartilhado com frequência.

Por exemplo, a idade administrativa de um ticket de serviço público começa quando é gerado. Em seguida, continua a funcionar durante um tempo limitado: enquanto uma entrega de correio ou enviadas por e-mail, quando a consulta e quando pagar.

A idade intermediária ou semi-ativa

É aquele período em que o documento perdeu o utilitário para o qual foi criado. Portanto, não tem um uso ativo como na idade administrativa. No entanto, é preservado e pode ser consultado com pouca frequência.

Por exemplo, a idade intermediária de um ticket de serviço começa quando, após o pagamento, ele é arquivado em uma pasta. É muito provável que nunca mais seja consultado, no entanto, permanece arquivado em caso de qualquer preocupação.

A vida semi-ativa dos documentos pode ser variável de acordo com o tipo de documento e de acordo com o contexto. Um documento legal, por exemplo, pode ter uma vida mais ativa do que um ticket de serviço público.

A idade inativa ou a idade histórica

Refere-se ao período final dos arquivos. No entanto, nem todos os arquivos têm o mesmo destino. Dependendo de sua natureza, eles podem ser convertidos em história ou destruídos.

Arquivos históricos são aqueles que têm valor cultural ou de pesquisa. Portanto, durante este estágio, os métodos de preservação são procurados para preservá-los da forma mais completa possível.

Etapas do ciclo de vida dos documentos

A teoria das três eras estabelece de maneira geral as fases fundamentais pelas quais todos os documentos passam.

No entanto, existem também outros estágios mais específicos que definem a utilidade e a manipulação de documentos.

Os estágios pelos quais um documento passa dependem de seu valor, seu uso e seu contexto. De acordo com essas características, determina-se quais são as fases que devem passar e quais são as disposições técnicas e administrativas de cada uma delas.

Estas são algumas das principais etapas pelas quais um documento passa durante sua vida útil:

1-Criação: consiste na criação do documento, seja em formato impresso ou digital.

2-Storage: de acordo com o formato em que o documento foi criado, ele é armazenado fisicamente ou digitalmente. Em alguns casos, o estágio de digitalização também é considerado, quando faz parte do processo.

3-Categorização: refere-se à organização, classificação ou indexação de documentos de acordo com os parâmetros estabelecidos em cada contexto.

4-transferência: refere-se ao envio e / ou entrega de um documento de acordo com suas características. Na realidade, isso pode se referir a uma entrega por correio físico ou a uma remessa de e-mail, conforme o caso.

5-Distribuição: essa etapa se refere a documentos que são de uso ou necessidade pública, portanto, após serem criados, precisam ser divulgados para um determinado grupo de pessoas.

6-uso colaborativo: Atualmente, os arquivos podem ser organizados para uso e edição compartilhada. Este estágio é de recente aparição e é considerado exclusivamente para documentos digitais.

7-Consulta: refere-se à fase em que os documentos são organizados com a intenção de que possam ser consultados. Durante este processo, as disposições de segurança e / ou acessibilidade são muito importantes, dependendo do público que se espera que acesse as informações.

8-Arquivamento ou destruição: Este é o estágio final do ciclo de vida de todos os documentos. Corresponde ao momento em que é decidido se tem valor histórico suficiente para ser conservado ou, pelo contrário, é destruído.

Recursos

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