As 7 funções de um secretário mais notável

Entre os principais funções de uma secretáriaEles incluem gerenciar a agenda, servir o público e gerenciar informações confidenciais. É a pessoa responsável por executar tarefas de assistência administrativa em um escritório.

Essa acusação pode ser exercida por um homem ou uma mulher, embora a mais comum seja a mulher que a exerce.

Eles geralmente são responsáveis ​​pelos assuntos confidenciais de pessoas com uma certa hierarquia dentro da empresa, como diretores, gerentes, presidentes, entre outros. Isso se torna a mão direita do executivo para o qual eles trabalham.

Se a empresa é pequena, a maior carga de trabalho da secretária está relacionada a tarefas básicas de escritório.

Alguns países do mundo dedicam um dia especial no ano para agradecer e celebrar seu trabalho. Por exemplo, na Colômbia, Peru e México, o dia do secretário é 26 de abril, enquanto na Venezuela é 30 de setembro.

As 7 funções principais de uma secretária

O trabalho de uma secretária é dar apoio e colaboração ao seu chefe para que ela possa cumprir totalmente com sua função dentro da organização, sem atrasos ou distrações.

Embora a natureza da empresa afete o tipo de trabalho exigido de uma secretária, pode-se dizer que suas principais funções são:

1- Gerenciamento de agenda

É da responsabilidade do secretário manter atualizada a agenda da pessoa para quem trabalha. Lá você deve refletir todo o seu trabalho e, às vezes, compromissos pessoais.

Você também deve manter registros dos dados de todas as pessoas e instituições com as quais seu empregador deve se relacionar.

A agenda de um secretário geralmente serve como um registro operacional do executivo para quem ela trabalha.

2- Atenção ao público

A atenção ao público é uma das tarefas mais fundamentais que o secretário deve executar. Você deve atender as chamadas e registrar o motivo delas, bem como todos os dados que permitirão ao seu empregador acompanhar o assunto.

Além disso, é a pessoa que recebe visitantes no escritório. É por isso que é importante que o secretário mantenha uma imagem de acordo com a imagem corporativa do local de trabalho.

Seu papel não é apenas saudar e fazer a espera agradável aos visitantes, mas também dar as primeiras instruções e orientações sobre a cultura organizacional e os processos internos da empresa.

3- Gerenciamento de documentos

Além de ser a pessoa que recebe e gerencia a correspondência de seu chefe, uma secretária escreve, lê, responde e arquiva a maioria das cartas, notificações, memorandos e e-mails de seu empregador.

Para este fim, é aconselhável que você gerencie certas aplicações de software que lhe permitem preparar esses documentos com maior rapidez e agilidade.

A especificidade dessas competências dependerá do tipo de trabalho necessário na área em que trabalham.

A secretária gerencia o banco de dados de contato de seu chefe e arquiva a correspondência escrita, bem como as atas de assembléia e outros documentos de interesse dentro do escritório.

É a secretária que normalmente toma nota dos assuntos tratados em reuniões importantes.

4- Manuseamento de informações sensíveis (internas e externas)

Entre as funções que distinguem uma boa figura de secretário, lidar de forma adequada e eficiente com todas as informações que são extremamente importantes para o funcionamento da empresa ou instituição em que você trabalha.

Por exemplo, você deve ter controle de documentos legais que possam ser solicitados por instâncias governamentais a qualquer momento.

Você também pode acessar informações sobre o ambiente ou qualquer um dos atores relacionados à empresa. Esta informação deve ser gerenciada de maneira discreta, eficiente e oportuna.

5- Organização do escritório

O secretário deve operar e manter em operação os equipamentos e móveis do escritório: telefones, fotocopiadoras, impressoras, projetores, móveis, armários, entre outros.

É ele quem assume o controle do estoque de suprimentos e equipamentos de escritório. Ele também mantém os sistemas de arquivos físicos e eletrônicos em ordem, para que as informações estejam prontamente disponíveis quando necessário.

O secretário deve ter um espaço de trabalho limpo e organizado, já que geralmente é uma das primeiras coisas que as pessoas de fora da empresa vêem quando entram em suas instalações.

6- Preparação de apresentações

Normalmente, um executivo deve apresentar seus relatórios na forma de apresentações que resumem e hierarquizam as informações. Para esta tarefa, ele geralmente pede ajuda à sua secretária.

A pessoa que está na secretaria deve garantir que as informações exibidas ali reflitam corretamente os dados que seu chefe deseja compartilhar.

Você também deve estar ciente de que é uma apresentação livre de erros de ortografia e que é consistente com a identidade gráfica da empresa.

7- Vigilância administrativa

É também responsabilidade de um secretário estar ciente do cumprimento das políticas e procedimentos necessários para cuidar dos bens da empresa ou instituição em que trabalha.

De acordo com o nível hierárquico do seu chefe, o secretário pode validar a precisão dos dados que refletem os detalhes das operações orçamentárias.

Um secretário deve lidar com o controle gerencial e o gerenciamento adequado de recursos dentro do escritório.

A secretária virtual

Com o surgimento de empregos on-line, surge a figura dos secretários online ou assistentes virtuais.

Essas secretárias fazem a maioria das tarefas descritas acima, mas remotamente. Nestes casos, os secretários cobram seus serviços por hora ou por projeto.

Referências

1. Dinheiro da Cultura (2015). As 4 principais funções do secretário. Retirado de: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Lista dos deveres de uma secretária. Retirado de: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funções e responsabilidades do Secretário Administrativo. Retirado de: pymex.pe
4. Voluntário Agora (s / f). Qual é o papel do secretário? Retirado de: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Quais são as funções de uma secretária como assistente de um gerente? Retirado de: pyme.lavoztx.com