Recursos do orçamento base zero, como fazer isso, vantagens

O orçamento base zero é um método ou processo orçamentário no qual todas as despesas devem ser justificadas para cada novo período. O processo de orçamento baseado em zero começa a partir de uma "base zero", analisando cada função dentro de uma organização para determinar suas necessidades e custos.

Os orçamentos são então criados, alocando fundos com base na eficiência e no que é necessário para o próximo período sem usar o orçamento do ano anterior, independentemente de cada orçamento ser maior ou menor do que o anterior.

O orçamento baseado em zero permite a implementação de objetivos estratégicos de alto nível no processo orçamentário, vinculando-os a áreas funcionais específicas da organização, onde os custos podem ser agrupados e medidos em relação a resultados anteriores e expectativas atuais.

O orçamento baseado em zero pode ajudar a reduzir custos evitando aumentos ou reduções gerais no orçamento de um período anterior. No entanto, é um processo lento que leva muito mais tempo do que o orçamento baseado em custo tradicional.

Índice

• 1 caraterísticas
• 2 Como fazer isso?
  • 2.1 Passos a seguir
• 3 Vantagens e desvantagens
  • 3.1 Vantagens
  • 3.2 Desvantagens
• 4 referências

Características

No passado, as empresas só olhavam para algumas coisas específicas e assumiam que tudo já estava em vigor e que não precisavam ser verificadas novamente. No entanto, no orçamento base zero, tudo o que será orçado deve ser aprovado.

Como esse tipo de orçamento requer uma aprovação para poder fazer o orçamento, isso significa que os orçamentos partem de uma base zero, com uma nova decisão a cada ano sobre tudo o que é feito.

Essencialmente, a gerência deve começar do zero e observar cada operação e atividade para determinar se vale a pena gastar o dinheiro da empresa. A administração também deve estabelecer metas de gastos completamente novas.

É caro, complexo e lento, já que o orçamento é reconstruído anualmente. Um orçamento tradicional é mais simples e rápido, pois requer apenas justificar as mudanças incrementais.

O orçamento baseado em zero requer uma justificativa de despesas recorrentes e antigas, além de novas despesas. Seu objetivo é dar responsabilidade aos gerentes de justificar suas despesas. Também visa gerar valor para uma organização, otimizando custos e não apenas renda.

Como fazê-lo?

Às vezes, os orçamentos e despesas das empresas estão tão fora de controle que é necessário rever toda a estrutura de custos da empresa. Neste caso, não faz sentido olhar para o orçamento do ano anterior.

Todo o orçamento deve ser completamente refeito. Esse tipo de mudança drástica é conhecido como orçamento baseado em zero. Ao contrário do orçamento tradicional, nenhum item é incluído automaticamente no próximo orçamento.

Supõe-se que nenhuma atividade é intocável. Todas as despesas são analisadas e devem ser justificadas para permanecer no orçamento.

No orçamento com base zero, a equipe de trabalho analisa cada plano e cada despesa no início de cada ciclo orçamentário. Você deve justificar cada item do orçamento para receber fundos.

A equipe de trabalho pode aplicar um orçamento baseado em zero a qualquer tipo de custo: despesas de capital, despesas operacionais, vendas, custos gerais e administrativos, custos de marketing, custos variáveis ​​ou o custo da mercadoria vendida.

Passos a seguir

As etapas a seguir no processo de orçamento baseado em zero referem-se à análise detalhada de cada atividade para todas as áreas da empresa:

- Identificação de uma atividade.

- Encontre diferentes formas e meios para realizar a atividade.

- Avaliar essas soluções e também avaliar diferentes alternativas de fontes de recursos.

- Estabelecer números e prioridades orçamentados.

Vantagens e desvantagens

Quando é bem sucedido, o orçamento baseado em zero produz poupanças radicais e liberta as empresas de metodologias e departamentos fechados. Quando não é bem sucedido, os custos para uma organização podem ser consideráveis.

Vantagens

Precisão

Esse tipo de orçamento ajuda as empresas a examinar todos os departamentos para garantir que eles recebam a quantia certa de dinheiro. O orçamento resultante é bem justificado e alinhado com a estratégia de negócios.

Eficiência

Ajuda a considerar as necessidades reais, concentrando-se estritamente nos números atuais, em vez de levar em conta os orçamentos anteriores. Melhora a eficiência operacional por meio de uma análise rigorosa das suposições.

Redução de Resíduos

Você pode eliminar despesas redundantes reexaminando despesas potencialmente desnecessárias. Ajuda na redução de custos, evitando aumentos automáticos no orçamento.

Coordenação e comunicação

Permite uma melhor comunicação dentro dos departamentos, envolvendo os funcionários na tomada de decisões e na priorização do orçamento. Catalisa uma colaboração mais ampla em toda a organização.

Desvantagens

Burocracia

Criar um orçamento baseado em zero dentro de uma empresa pode levar enormes quantias de tempo, esforço e análise que exigirão pessoal adicional.

Isso pode fazer com que o processo seja contraproducente no corte de custos. Pode ser proibitivamente caro para organizações com fundos limitados.

Corrupção

Usando um orçamento baseado em zero, os gerentes podem tentar distorcer os números para converter gastos em atividades vitais. Assim, eles podem criar uma "necessidade" para eles.

Isso faria com que as empresas continuassem a desperdiçar dinheiro com coisas que realmente não precisam.

Justificações intangíveis

Esse tipo de orçamento exige que os departamentos justifiquem seu orçamento, o que pode ser difícil em muitos níveis. Departamentos como propaganda e marketing têm que justificar despesas que podem ou não ser usadas no próximo ano devido a flutuações de mercado.

Isso pode custar lucros no futuro, porque você não pode justificar uma certa quantia de dinheiro. É arriscado quando as economias potenciais são incertas.

Tempo de gestão

O orçamento baseado em zero requer um custo de tempo e treinamento adicional para gerentes.

Isso significa procurar tempo adicional a cada ano para fazer o orçamento, fazer ajustes e receber o treinamento adequado para entender como fazer um orçamento com base zero.

Menor tempo de resposta

Devido à quantidade de tempo e treinamento necessários para fazer o orçamento baseado em zero, os gerentes têm menos probabilidade de fazer revisões em resposta a um mercado em mudança.

Isso significa que levará mais tempo para uma empresa transferir dinheiro para os departamentos que mais precisam em um determinado momento. O orçamento baseado em zero poderia deixar lacunas em uma empresa porque esse instrumento não poderia reagir às súbitas necessidades dos departamentos.

Referências

1. Investopedia (2018). Orçamento Base Zero - ZBB. Retirado de: investopedia.com.
2. Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Orçamento baseado em zero. Retirado de: en.wikipedia.org.
3. Meu curso de contabilidade (2018). O que é o orçamento baseado em zero (ZBB)? Retirado de: myaccountingcourse.com.
4. Steven Bragg (2017). Orçamento base zero. Ferramentas Contábeis. Retirado de: accountingtools.com.
5. Gerenciamento de finanças (2018). Orçamento Base Zero. Retirado de: efinancemanagement.com.