Requisição de tipos de compra, como é feita, importância e exemplos

A forma de requisição de compra é o documento gerado por um departamento de usuário ou pelo pessoal do almoxarifado para notificar o departamento de compras dos itens que precisam ser solicitados, a quantidade e o prazo de entrega. A compra em uma empresa começa com a compilação de requisitos.

Depois de compilados, você deve informar o departamento de compras. A requisição de compra é o documento que conterá a lista desses requisitos. Para evitar fraudes, os gerentes de departamento geralmente não podem fazer pedidos diretamente com fornecedores ou comprar em nome da empresa.

Em vez disso, o que realmente faz pedidos com fornecedores externos é um departamento diferente chamado departamento de compras. Os gerentes dos diferentes departamentos usam os formulários de requisição de compra para informar a esse departamento os materiais que precisam ser adquiridos.

As requisições de compra e os pedidos são documentos importantes no processo de aquisição dos itens que a empresa precisa para sua operação, padronizando o processo de pedido interna e externamente.

Índice

• 1 tipos
  • 1.1 Padrão
  • 1.2 Subcontratação
  • 1.3 Consignação
  • 1.4 Transferência de estoque
  • 1.5 serviço externo
• 2 Como é feito?
  • 2.1 Processo de requisição de compra
• 3 Importância
  • 3.1 Iniciar o processo de compra
  • 3.2 É uma ferramenta de controle
  • 3.3 Proteja o negócio
  • 3.4 Centralização do processo de compra
• 4 exemplos
  • 4.1 Exemplo 1
  • 4.2 Exemplo 2
• 5 referências

Tipos

Os pontos principais sobre a requisição de compra são os seguintes:

- É uma solicitação feita ao departamento de compras para adquirir uma determinada lista de materiais.

- Precisa da aprovação da organização de compras.

- É um documento interno; isto é, permanece dentro da organização.

Você pode criar uma requisição de compra para os seguintes tipos de provisionamento:

Standard

Obter suprimentos e materiais de fornecedores, tanto para processos de produção quanto para itens de escritório consumíveis e outros ativos.

Subcontratação

Fornecer matéria-prima a um fornecedor e, em seguida, obter um produto acabado.

Consignação

A obtenção de material que é armazenado nas instalações da empresa e o fornecedor é pago por isso.

TransfEficiência de estoque

Para obter materiais de outro departamento ou área que esteja dentro da mesma organização.

Serviço externo

Obter os serviços de um fornecedor externo, como a realização de trabalhos de manutenção na fábrica.

Como isso é feito?

Os componentes básicos que compõem uma requisição de compra são:

- Número da requisição, que permite a identificação do documento. Deve ser pré-impresso.

- Departamento solicitante.

- Data da requisição e data de entrega solicitada.

- Nome da pessoa que prepara a requisição e a assinatura da pessoa que faz a autorização correspondente.

- Os artigos solicitados devem ser descritos em detalhes, para evitar dados imprecisos. A quantia deve ser exata; É muito importante colocar a unidade necessária (quilos, litros, unidades, etc.).

- Assinatura do gerente do departamento de compras que aprova ou não aprova a compra.

- Se as cotações já foram solicitadas aos fornecedores, elas devem ser anexadas à requisição.

Processo de requisição de compra

O processo de requisição de compra é usado pelas organizações para executar e rastrear pedidos de suprimentos. Estes podem ser qualquer coisa de matéria-prima para móveis de escritório e muito mais.

Quando um gerente de departamento acredita que os materiais estão acabando, preencha o formulário de requisição, que inclui os campos indicados acima.

Uma requisição de compra é o formulário que um departamento da empresa envia ao departamento de compras, listando os itens que você deseja que sejam solicitados de um fornecedor externo.

Esse processo permite aos usuários fazer um pedido, receber aprovação do supervisor e, o mais importante, permitir que fornecedores externos enviem cotações de preço.

Quando o gerente de compras recebe a requisição de compra nesse processo, ele pode revisar todas as informações enviadas pelo usuário originador. O gerente simplesmente seleciona se a requisição é aprovada ou não.

Se não for aprovado, há uma caixa para indicar o motivo da decisão e o departamento solicitante será informado sobre essa decisão. No entanto, se o gerente der sua aprovação, o próximo passo será solicitar cotação dos fornecedores.

Significado

Comece o processo de compra

De vez em quando, os departamentos de uma empresa precisarão de materiais; A requisição de compra inicia o processo de compra. O departamento de compras agirá de acordo com a força do documento.

Se houver um problema, o documento servirá como prova de que um departamento solicitou os suprimentos com uma determinada comunicação.

É uma ferramenta de controle

Onde não há controles apropriados, a equipe pode estar envolvida em fraudes, pois eles podem solicitar materiais para uso pessoal.

Com uma requisição de compra, são estabelecidas medidas para garantir que nenhuma fraude seja praticada. O pedido deve passar por várias mãos para garantir sua precisão e necessidade.

Proteja o negócio

Com as ordens de requisição implementadas, as possibilidades de fraude são evitadas. Os ativos da empresa também são protegidos.

Centralização do processo de compra

Quando uma organização exige que todas as requisições sejam feitas centralmente através do departamento de compras, é fácil gerenciar todo o processo.

Os compradores também se beneficiam, pois agora podem agrupar as compras e aproveitar o poder de compra da organização para negociar melhores condições.

Exemplos

Exemplo 1

Número da requisição: 00455

Data: 15 de maio de 2018

Nome do solicitante: Annaliese Corvo

Posição: supervisor de treinamento

Departamento: Treinamento de pessoal

Motivo da solicitação: Os seguintes itens devem ser usados ​​no curso de treinamento "Garantia de qualidade", que será ministrado durante a semana de 16 a 20 de julho de 2018.

- 01 caso de marcadores de flipchart.

- 12 lápis.

- 01 flip chart com 20 folhas brancas: 1 metro de largura x 1,5 metros de comprimento.

- 12 notebooks de linha simples de tamanho normal.

- 06 marcadores coloridos para quadro negro.

- 12 borrachas para apagar.

- 12 canetas de tinta azul.

2 citações recebidas de fornecedores de papel de carta estão anexadas.

Autorizado por: Alberto Moreno

Cargo: Gerente de Recursos Humanos

Gestão de Recursos Humanos

Exemplo 2

O departamento de produção da Confecciones Tely, S.A. Você precisa solicitar materiais diferentes e preencher o formulário de requisição. Este formulário notifica o departamento de compras de que esses suprimentos são necessários.

O departamento de compras pode aprovar ou negar a requisição recebida. Se aprovado, um pedido de compra será criado.

O pedido de compra é enviado ao fornecedor para comprar os produtos. O fornecedor produz e entrega os produtos com uma fatura.

O departamento de recepção recebe os produtos e entrega o relatório de recepção ao departamento de contabilidade.

Se todos os documentos estiverem em conformidade, o departamento de contabilidade emite a aprovação da fatura para o caixa, indicando que o pagamento pode ser feito ao fornecedor.

Referências

1. Dicionário de negócios (2018). Requisição de compra Retirado de: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). O que é uma requisição de compra? Retirado de: myaccountingcourse.com.
3. Hora da floresta. A diferença entre uma requisição e uma ordem de compra. Pequenas Empresas - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). O que é uma requisição de compra e por que ela é importante para sua empresa. Procurify. Retirado de: blog.procurify.com.
5. Ponto dos Tutoriais (2018). SAP MM - Requisição de Compra. Retirado de: tutorialspoint.com.