Sistema de inventários perpétuos, vantagens

O sistema de inventários perpétuos é um método de contabilidade de estoque que registra imediatamente a venda ou compra de estoque por meio do uso de sistemas computadorizados e software de gerenciamento de ativos de negócios.

Ele mostra uma visão bastante detalhada das alterações no inventário com relatórios imediatos sobre a quantidade de estoque em estoque e reflete com precisão o nível dos produtos disponíveis.

Inventário perpétuo é o método preferido de rastreamento de estoque, uma vez que ele pode gerar continuamente resultados razoavelmente precisos, se tratado adequadamente.

Como empresa, ter mais estoque do que é necessário é caro e pode gerar resíduos. Por outro lado, ter muito pouco significa que você corre o risco de desapontar os clientes e perder a receita de vendas com seus concorrentes.

Como o software de estoque perpétuo está sempre atualizado, ele tem uma visibilidade instantânea dos níveis de estoque, permitindo que ele responda mais rapidamente às mudanças na demanda.

Como funciona o procedimento?

Com o sistema de estoque permanente, a empresa atualiza continuamente os registros de estoque, contabilizando acréscimos e subtrações para atividades como:

- Itens de inventário comprados.

- Mercadoria vendida do estoque.

- Materiais retirados do estoque para serem usados ​​na produção.

- Artigos descartados.

O sistema funciona perfeitamente quando é acoplado a um banco de dados de computador, atualizado em tempo real pelo pessoal do armazém por meio de scanners de código de barras ou por fornecedores que usam terminais de ponto de venda.

Inventário Periódico versus Inventário Perpétuo

Tradicionalmente, se você quisesse saber quantos itens estavam disponíveis no warehouse, era necessário executar uma contagem física e reconciliá-la com sistemas manuais ou automatizados baseados em lotes.

As empresas contabilizavam fisicamente os estoques no final de um determinado período, e os números do estoque eram atualizados naquele momento. Isso é conhecido como um sistema de inventário periódico, porque as informações são atualizadas periodicamente.

O sistema de inventário perpétuo utiliza software e processos de gerenciamento de estoque que permitem a atualização em tempo real do movimento de estoque.

Os funcionários usam scanners de código de barras para registrar vendas, compras ou devoluções no momento em que ocorrem.

Essas informações são enviadas para um banco de dados que é continuamente atualizado para registrar cada alteração. A atualização perpétua do inventário é o que dá o nome ao sistema e o diferencia da abordagem periódica.

Contas de estoque permanente

Nesse sistema, você não precisa atualizar uma conta de compras porque a conta de estoque é carregada diretamente com cada compra de mercadoria.

As contas a serem lançadas neste sistema são:

- Quando a mercadoria é comprada para ser armazenada no estoque:

- Quando as despesas são incorridas, como frete, seguro, etc., adicionadas ao custo da mercadoria:

- Se a mercadoria é devolvida ao fornecedor:

- Quando a mercadoria é vendida:

- Se a mercadoria é devolvida pelos clientes:

- Quando uma diferença entre o valor da conta do inventário e a contagem física é encontrada:

Vantagens

Permite uma substituição precisa

Mudanças no estoque são registradas em tempo real, ao comprar e vender estoque. Isso permite gerar relatórios que identificam imediatamente os itens de estoque que estão acabando.

Descubra o declínio e roubo

Em um sistema de inventário periódico, no final do período, o estoque é ajustado, validando a contagem de estoque físico. Isso oculta qualquer roubo, encolhimento ou até mesmo erros na contagem, quando esse ajuste é transferido para a conta de custo da mercadoria vendida.

Um sistema perpétuo irá comparar o valor do inventário no sistema com a contagem de fim de período e permitir-lhe investigar quaisquer discrepâncias.

Produz demonstrações financeiras intermediárias mais precisas

Como no sistema de estoque periódico os valores de estoque não são modificados durante o período, tanto a conta de estoque no balanço como a conta de custo da mercadoria vendida no demonstrativo de lucros e perdas estão incorretas durante todo o período. período.

Um sistema perpétuo mantém esses valores corretos e fornece um conjunto mais preciso de demonstrações financeiras ao longo do período.

Gerenciamento mais próximo dos níveis de estoque

Os níveis de estoque estão sempre corretos e são acessados ​​on-line a qualquer momento. Você pode calcular sua taxa de rotatividade corretamente para ver se as vendas estão diminuindo ou se os produtos não são mais vendidos rapidamente.

Integração com outros sistemas comerciais

Informações de inventário em tempo real são vitais para as equipes financeiras e contábeis. A integração do sistema de inventário com os sistemas financeiros ajuda a garantir relatórios fiscais e regulatórios precisos.

Os vendedores podem oferecer uma melhor experiência ao cliente, afetando diretamente sua reputação. Sua integração com sistemas de marketing dá a essa equipe uma visão atual do que é vendido e do que não é.

Desvantagens

Alto custo de implementação

Para usar o sistema de inventário perpétuo, uma empresa deve primeiro instalar equipamentos e softwares especializados. Isso requer um grande investimento inicial, muitos recursos e tempo para implementar o sistema corretamente.

Depois de instalar o equipamento e o software necessários, a manutenção e as atualizações periódicas continuarão sendo obrigatórias, custando ainda mais às empresas.

Maior Complexidade

Isso exige que as empresas ofereçam treinamento para cada um dos funcionários, devido à complexidade do sistema.

Os funcionários precisarão de treinamento sobre como usar o software específico da empresa e também receberão treinamento sobre o uso de equipamentos especiais, como scanners.

O inventário registrado pode não refletir o inventário real

Pode ser uma desvantagem que as transações sejam registradas assim que ocorrem, porque o estoque registrado pode não refletir o estoque real ao longo do tempo.

Isso ocorre porque, em um sistema de estoque perpétuo, as contagens de inventário físico não são usadas com frequência.

Com um número maior de pessoas entrando em transações no sistema, a empresa assume um risco maior de cometer erros devido a erro humano.

Mais tempo de consumo

Com o sistema de inventário periódico, as empresas alocam algum tempo para registrar estoques.

Eles podem ser registrados semanalmente, mensalmente ou até anualmente. Isso faz com que o sistema de estoque periódico consuma menos tempo que o sistema de estoque permanente.

Com o sistema perpétuo, cada transação deve ser registrada imediatamente. Os auditores devem rever as transações para se certificar de que estão corretas e os estoques físicos ainda devem ser feitos para encontrar discrepâncias nos números.

Referências

1. Steven Bragg (2017). Sistema de estoque perpétuo. Contabilidade CPE Cursos e Livros. Retirado de: accountingtools.com.
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3. Contabilidade Para Gestão (2017). Sistema de estoque perpétuo. Retirado de: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Por que usar um sistema de inventário perpétuo? Retirado de: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). As Vantagens do Sistema de Inventário Perpétuo. Pequenas Empresas - Chron.com. Retirado de: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). As Desvantagens do Sistema de Inventário Contínuo. Pequenas Empresas - Chron.com. Retirado de: smallbusiness.chron.com.