O Escritório nas Funções do Mundo de Negócios, Equipamentos e Materiais



O escritório no mundo dos negócios representa a parte da empresa onde os dados recebidos e emitidos são processados, a fim de fornecer as informações exigidas pela organização para o desenvolvimento normal de suas operações ou atividades.

Sua importância é dada porque toda empresa que produz bens ou serviços, independentemente do ramo em que se especializa, precisa de um conjunto de pessoas que administre a operação e administre as demais funções administrativas. A maioria dessas pessoas trabalha em escritórios.

A quantidade de funcionários em um escritório pode variar, mas todas as organizações, independentemente de seu tipo ou tamanho, precisam que os funcionários do escritório cuidem das tarefas diárias. Os funcionários de escritório lidam com muitos aspectos diferentes de uma empresa.

Esses aspectos incluem contabilidade, processamento de texto e dados, telecomunicações e outras atividades. Eles são necessários em todos os setores da economia, desde a fabricação até o transporte.

A tecnologia faz uma contribuição básica no escritório: permite que uma quantidade maior de trabalho seja feita em um período mais curto.

Índice

  • 1 funções
  • 2 Equipamento e material
    • 2.1 Sistema de telefone comercial e telefones de mesa
    • 2.2 Computadores
    • 2.3 Rede de computadores e conexão com a Internet
    • 2.4 Impressoras multifuncionais
    • 2.5 trituradores de papel
    • 2.6 Fotocopiadoras
    • 2.7 projetores de vídeo e telas
    • 2.8 Equipamento para comerciantes
    • 2.9 Móveis
    • 2.10 Suprimentos e suprimentos de escritório
  • 3 Exemplos de trabalhos em um escritório
    • 3.1 Escritores / editores em sites e jornais
    • 3.2 Recepcionistas
    • 3.3 Contadores
    • 3.4 Gerentes
    • 3.5 Chamar a atenção-Call centers
  • 4 referências

Funções

- Os serviços importantes prestados pelo escritório incluem serviços administrativos e outros para os outros departamentos da organização, que não podem funcionar sem o escritório.

- O escritório é tão importante em uma organização quanto o cérebro no corpo humano. Portanto, o escritório é o cérebro da empresa. Coleta informações de diferentes fontes internas e externas, registra-as, organiza-as e analisa-as para disponibilizá-las ao gerenciamento. Todos os tipos de informações, passadas e presentes, estão disponíveis no escritório.

- O escritório também atua como intermediário. Conecte o mundo exterior com os diferentes departamentos e vice-versa. Todos os pedidos de vendas são recebidos pelo escritório. Conecte a organização com clientes, fornecedores, governo e o público em geral. As relações públicas são muito importantes nos escritórios modernos.

- É o coração de todas as atividades empresariais; É como um centro nervoso nervoso. Informações sobre compras, vendas, finanças e comunicações circulam do escritório.

- É um centro de controle; é o meio para as políticas da empresa agirem. Quando o negócio cresce, cada líder recebe poder para tomar suas próprias decisões e ações. Assim, cada departamento terá seu próprio escritório, para facilitar a gestão para delinear seus planos e políticas.

Algumas ações-chave que são realizadas nos escritórios são:

  • Reuniões
  • Chame atenção.
  • Concorda com a estratégia da empresa.
  • Concordar objetivos.
  • Organização de arquivos físicos e de computador.
  • Atendimento ao cliente
  • Impressão e cópia de documentos.

Equipamento e material

O equipamento de escritório evoluiu para permitir maior automação. A automação de escritório significa usar máquinas para executar tarefas repetitivas e tediosas que as pessoas costumavam fazer. As equipes também ajudam os trabalhadores a realizar seus trabalhos de maneira mais rápida e eficiente.

Entre os equipamentos que podemos encontrar em um escritório estão:

Sistema de telefone comercial e telefones de mesa

São os principais meios utilizados para comunicação direta com clientes e fornecedores.

Computadores

Para processar a informação, que atualmente é a alma de qualquer escritório. Eles também são essenciais para a comunicação, graças ao email.

Rede de computadores e conexão com a Internet

Se a informação é a alma da empresa, então as redes de computadores são as artérias que canalizam essa informação por todas as áreas do negócio. Cabeamento Ethernet, roteadores e um modem são necessários para conectar a rede local à Internet.

Impressoras multifuncionais

Quando as informações são digitais, queremos imprimi-las e, se impressas, queremos digitalizá-las. Por outro lado, queremos recebê-lo ou enviá-lo por fax. Essas equipes fazem tudo.

Trituradores de papel

Ao gerar papel impresso, muitas vezes você tem que destruí-lo. O escritório é responsável pela informação que possui.

Fotocopiadoras

Fundamentos para fazer cópias de documentos.

Projetores de vídeo e telas

Usado para apresentações na sala de reunião.

Equipamento para comerciantes

Máquinas de ponto de venda e caixas registradoras.

Móveis

Dentro do mobiliário em um escritório, podemos encontrar o seguinte:

  • Cadeiras
  • Mesas
  • Cubículos
  • Armários de arquivo
  • Tapetes
  • Mesas de reunião

Material de escritório e suprimentos

Alguns dos materiais e suprimentos necessários para o funcionamento de um escritório são:

- Folhas de papel brancas: Usadas para imprimir e fotocopiar, para escrever pequenas notas e para apresentações em flip charts.

- Papel em rolo: papel térmico para fax, fita adesiva, papel para ponto de venda.

- Formulários pré-impressos: faturas, declaração de impostos, recibos de pagamento, calendários de mesa.

- Etiquetas e papel adesivo: etiquetas para pastas, etiquetas de preços e notas post-it.

- Consumíveis para impressão: cartuchos de tinta e cartuchos de toner.

- Mídia de armazenamento portátil: memórias USB e cartões de memória.

- Fixadores mecânicos: clipes para papel e tipo borboleta, grampos.

- Fixadores químicos: fita adesiva transparente, cola.

- Artigos de limpeza: esfregões, recipientes, latas de reciclagem, vassouras, sabão, purificadores de ar, desinfetantes, toalhas de papel e papel higiênico.

- Pequenas máquinas: perfuradores de papel, grampeadores, grampeadores, vedações de borracha, máquinas de numeração e apontadores de lápis.

- Armazenamento físico: pastas, envelopes, caixas, prateleiras e organizadores de mesa.

- Materiais de escrita e corretores: lápis, canetas, marcadores, fita corretiva, fluido de correção e borrachas.

Exemplos de trabalhos em um escritório

Escritores / editores em sites e jornais

Escritores e editores, sejam eles da equipe de trabalho ou de casa, trabalham em um escritório. Os escritores criam conteúdo para publicações impressas, páginas da web e blogs. Os editores corrigem o conteúdo que foi escrito.

Recepcionistas

Uma recepcionista trabalha em um escritório recebendo clientes e fornecedores, escrevendo e-mails, atendendo telefonemas, recebendo mensagens, enviando e-mails, comunicando telefonemas a funcionários específicos e preenchendo formulários.

O representante de atendimento ao cliente deve estar bem informado sobre o negócio para o qual ele trabalha, bem como sobre seus produtos e serviços, a fim de ajudar os clientes. Você deve atender chamadas e e-mails, receber pedidos e emitir reembolsos.

Contadores

Contadores ou contadores trabalham em um ambiente de escritório. Suas funções incluem preparar impostos, pagar contas, receber pagamentos, entre outros.

Gerentes

Gerentes de escritório gerenciam o trabalho do escritório. Suas funções podem variar de contratar, demitir ou agendar o trabalho da equipe, delegar funções, treinar novos funcionários, criar e aplicar políticas de escritório, supervisionar a equipe de trabalho, resolver situações e manter sistemas de computador.

Ligue para centros de atendimento

As pessoas que trabalham em um call center precisam atender chamadas telefônicas de clientes da empresa para a qual trabalham. Você precisa dar respostas às suas perguntas, receber reclamações e processar pedidos.

Referências

  1. Rob Waugh (2017). O que vem a seguir para a tecnologia de escritório? O telégrafo Small Business Connect. Retirado de: telegraph.co.uk.
  2. StateUniversity (2018). Negócios olhando para computadores e escritório - escritório de hoje, a força de trabalho de negócios, tendências em negócios, o mundo das finanças. Retirado de: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Como o computador mudou o escritório para sempre. BBC News Retirado de bbc.com.
  4. Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Gerenciamento de escritório Retirado de: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Noções básicas de escritório. Retirado de: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Equipamento essencial de escritório para iniciar um negócio. O Balanço de Operações e Tecnologia. Retirado de: thebalance.com.