As 12 funções de escritório de domínio mais importantes

O funções de escritório que dominam são as atividades administrativas que o pessoal de uma empresa, organização ou instituição realiza, e que são necessárias para o funcionamento do mesmo. Se eles forem feitos eficientemente, os resultados serão muito melhores do que se forem feitos mal.

Este trabalho, normalmente, tem um horário regular de segunda a sexta-feira que começa às 8 ou 9 horas da manhã. e dura até 4 ou 5 p.m, embora isso varie de acordo com os países ou regiões.

A maior parte do trabalho de escritório requer habilidades básicas, tais como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivo e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, fotocopiadoras, etc.

Dependendo do nível da posição ou responsabilidade assumida, requer que uma pessoa tenha uma educação técnica, universitária ou de quarto nível.

As 10 principais funções do escritório que dominam

1- Planejamento

Essa é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.

Existem ferramentas tecnológicas que ajudam, então, esses métodos podem se materializar em tarefas distribuídas entre os membros da equipe, mas apenas um bom planejamento pode garantir que tudo acabe aumentando o objetivo de negócios.

Para o planejamento geral, uma clara visão de negócios e um certo nível hierárquico são necessários dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que eles possam cumprir as metas e prazos estabelecidos.

2- Transcrição e / ou escrita de relatórios

Uma tarefa que diariamente ocupa o tempo de quem trabalha em um escritório é a escrita, em qualquer suporte, de relatórios que apóiem ​​ou detalhem suas funções ou que sirvam para explicar ao resto de seus colegas os detalhes (background, progresso, resultados, pros e contras, etc), de um projeto em particular.

Esses escritos também servem como um registro da atividade da organização à qual esse escritório pertence, para futuras auditorias ou revisões.

3- Participar de reuniões

São reuniões entre os membros de uma equipe de trabalho em que as idéias sobre os projetos atuais são trocadas, novas propostas são expostas, apresentações, relatórios ou relatórios são compartilhados.

Normalmente eles têm o objetivo de alinhar todos os presentes na direção de alcançar um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos para cada um. Eles também servem para resolver problemas que possam ter surgido no desempenho de tarefas.

Eles tendem a ter uma frequência, duração e dinâmica muito definida. Além disso, o que é discutido neles geralmente é registrado em minutos ou minutos para arquivamento.

4- Agendar reuniões

Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião de modo que elas possam coincidir em um lugar e hora específicos.

É uma tarefa que pode ser avassaladora, então depender da tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados vejam as datas disponíveis e escolham um agendamento que seja conveniente para elas.

5- Analise o email corporativo

É uma tarefa que pode demorar muito tempo. Um relatório da Adobe publicado em 2016, que resultou de uma pesquisa auto-administrada com mais de mil trabalhadores, revela que gastamos uma média de 20,5 horas por semana, verificando nosso e-mail de trabalho.

Classificar, ler e responder a e-mails, é uma forma muito comum de comunicação e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a qualquer projeto ou processo organizacional.

Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras de gerenciar os e-mails com mais eficiência, também há aplicativos, como os rótulos inteligentes do Gmail.

Outra maneira de acelerar essa tarefa é incorporar modelos de email padrão ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para diferentes destinatários e em momentos diferentes.

6- Gestão Financeira

Nesta tarefa, deve ser garantido que o dinheiro cumpra seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; que todas as faturas são enviadas, registradas, pagas e enviadas. Claro que existem escritórios onde eles são dedicados a isso.

Esta atividade também inclui manter as contas financeiras e documentos legais atualizados de tal forma que não haja problemas com a estrutura legal que diz respeito à organização em questão.

7- Logística

Essa função garante que todos os bens relacionados ao trabalho da empresa sejam transportados de e para armazéns e clientes. Também inclui a ligação com fornecedores para obter matérias-primas para a fabricação de novos produtos.

O objetivo desta função é garantir que a empresa tenha em sua posse tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa em movimento.

8- Chame atenção

Em um escritório também é necessário atender o telefone, já que é um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre colegas de trabalho.

Embora pareça uma tarefa simples, requer um determinado protocolo, uma vez que pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à sua imagem.Portanto, é importante que as regras sejam respeitadas cortesia, um tom institucional seja mantida, o volume de voz e vocabulário usado para moderado.

Outro fato importante, por vezes esquecido quando executar esta função é marcar o máximo de dados possível da pessoa na outra linha; isso alimentará o banco de dados de contato da empresa e permitirá que você acompanhe corretamente o assunto discutido durante a conversa telefônica.

9- Organização de arquivos

A maioria das tarefas em execução em um escritório, criar um documento: contas, notas, minutos, minutos, relatórios de vendas, etc.

Em digital ou papel, é um monte de informações que requer alguém para ser responsável por catalogar, arquivar e resguardarla de acordo com seu nível de importância para o negócio.

Apenas este último ponto, o recebimento de informações, é uma questão que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações de modo cada vez mais surgem ferramentas, protocolos e procedimentos que buscam segurança no arquivo e transmissão dados confidenciais em uma organização.

Em alguns casos, recorre a discos rígidos externos, enquanto em outros há casos especiais para esses servidores ou plataformas de armazenamento na "nuvem", como Microsoft onedrive, Google Drive ou Apple iCloud.

10- Distribuição do correio da empresa

Uma tarefa que, apesar de não exigir uma formação acadêmica muito alto, ele requer uma boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório.

Um esboço de um projeto, cartão de crédito enviado pelo banco, as facturas de um fornecedor ou a carta de resposta de um órgão do governo, são alguns dos documentos que qualquer empregado pode estar à espera e que pode depender de muitos outros processos dentro da empresa.

11- Atendimento ao cliente

Esta função consiste em atender fisicamente os clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

12- Impressão e cópia de documentos

Trata-se de imprimir os documentos para ser fisicamente ou salvar para fazer cópias de que devem ser guardados em duplicado ou fornecer trabalhadores da empresa.

Referências

1. Audra Bianca (s / f). Organização do escritório e dicas de planejamento. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tarefas de escritório que você pode e deve automatizar. Retirado de: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Quantas horas de sua vida você esteve no email de trabalho? Experimente a nossa calculadora deprimente. Retirado de: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista de trabalhos trabalhando em um escritório. Retirado de: work.chron.com.
5. O que faz um assistente de escritório? Obtido em learn.org.
6. O que exatamente as pessoas fazem nos trabalhos de escritório? Retirado de: reddit.com.