Princípios de Controle de Princípios e Exemplos de uma Empresa

O princípios de controle de uma empresa são os regulamentos que exigem a existência de procedimentos e processos estabelecidos nos sistemas contábeis para ajudar os gerentes a supervisionar e regular as atividades do negócio, garantindo assim que os ativos da empresa estejam protegidos.

O objetivo dos princípios de controle é garantir que o sistema de contabilidade funcione corretamente e que os eventos de negócios sejam registrados com precisão. Obviamente, os gerentes não podem supervisionar todos os funcionários, portanto existe a possibilidade de alguns erros ou fraudes ocorrerem.

Para identificar e estabelecer controles eficazes, a administração deve avaliar continuamente o risco, supervisionar a implementação do controle e modificar os controles conforme necessário.

Ter uma função comercial tão essencial fornece segurança razoável, diminuindo a probabilidade de erros e salvaguardando os ativos da organização. Por causa de sua importância, as empresas devem considerar os princípios fundamentais de controle.

Índice

• 1 Princípios principais de controle
  • 1.1 Ambiente de controle
  • 1.2 Atividades de controle
• 2 exemplos
  • 2.1 Separação de tarefas
  • 2.2 Aprovações
  • 2.3 Rotação de pessoal e férias
  • 2.4 Auditorias Físicas
  • 2.5 Conciliações contábeis periódicas
  • 2.6 Controles automatizados
• 3 referências

Princípios principais de controle

Ambiente de controle

O estilo de gerenciamento e as expectativas dos gerentes de alto nível, em particular suas políticas de controle, determinam o ambiente de controle.

Em um ambiente de controle, há uma supervisão adicional por um comitê de gestão, que garante a integridade administrativa, valores éticos, uma estrutura organizacional bem definida e funcionários competentes e confiáveis, atribuindo autoridade e responsabilidades.

Atividades de controle

São políticas e procedimentos específicos que a gerência usa para atingir seus objetivos. Estes incluem o seguinte:

Separação de tarefas

Exige que pessoas diferentes tenham a responsabilidade de executar diferentes tarefas em atividades relacionadas, em particular as que envolvem a autorização, custódia ou manutenção de registros.

Ao exigir que pessoas diferentes façam essas funções, um sistema de controle balanceado é criado.

Aprovação de transações e atividades

Isso ajuda a garantir que todas as atividades da empresa estejam em conformidade com as políticas e diretrizes estabelecidas.

A exigência de determinados gerentes para aprovar determinados tipos de transações adiciona um compromisso adicional aos registros contábeis, demonstrando que as transações foram analisadas e aprovadas pela autoridade correspondente.

Padronização de documentos

Inclui a criação de facturas e outros documentos fáceis de utilizar e suficientemente informativos, a utilização de documentos pré-numerados e consecutivos e a preparação atempada de documentos.

A padronização facilita a revisão de registros antigos ao procurar a origem de alguma discrepância no sistema. A falta de padronização pode fazer com que alguns elementos sejam negligenciados ou mal interpretados nessa revisão.

Controles físicos e de acesso sobre ativos e registros

São controles eletrônicos ou mecânicos (cofres, cartões de identificação, cercas, caixas registradoras, câmeras de vídeo, travas) ou controles de computador, relacionados a privilégios de acesso ou procedimentos de backup e recuperação estabelecidos.

A tecnologia geralmente pode chegar onde as pessoas não podem, e pode estar no trabalho 24 horas por dia sem a necessidade de pagamento adicional.

O controle do acesso a um sistema contábil por meio de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico impede que usuários não autorizados saiam do sistema, além de fornecer uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar fontes de erros.

Comentários independentes

As empresas devem revisar periodicamente seus sistemas de controle. Isso deve ser feito por uma pessoa que não tenha feito parte do trabalho que será verificado.

Essas revisões ajudam a garantir a confiabilidade das informações contábeis e a eficiência das operações.

Atribuição de responsabilidades

A empresa deve estabelecer claramente as responsabilidades. Atribuir responsabilidades específicas às pessoas garante que elas entendam qual é a função delas para manter o controle.

Se qualquer responsabilidade for ignorada, um sistema de controle efetivo deixará claro quem não está executando uma tarefa atribuída.

Exemplos

Todos esses controles atendem aos objetivos do princípio de controle. Depois que os controles estão em vigor, os gerentes não precisam monitorar a atividade de cada funcionário. Eles podem verificar periodicamente os controles para garantir que eles funcionem corretamente e se concentrem no gerenciamento de negócios.

Separação de tarefas

É um bom controle garantir que as funções de registro sejam separadas do gerenciamento de caixa real.

Por essa razão, o caixa é responsável por coletar dinheiro dos clientes, com a possibilidade de depositá-lo no banco, e o departamento de contabilidade é responsável por registrar esses recebimentos e fazer as reconciliações bancárias.

Desta forma, uma única pessoa não pode pegar o dinheiro do cliente e desviá-lo, ocultando contas fraudulentas.

Se duas pessoas fizerem esses trabalhos, a única maneira pela qual a fraude pode funcionar é se cada pessoa estiver em cumplicidade com a outra. Obviamente, dois funcionários cúmplices têm muito menos probabilidade de roubar do que um único funcionário.

Aprovações

Exigir uma aprovação para poder efetuar pagamentos de despesas volumosas pode impedir que funcionários inescrupulosos façam grandes transações fraudulentas com os fundos da empresa.

Uma lista de preços oficial serve como uma aprovação para a equipe de vendas para vender com esses preços. Além disso, pode haver um controle que permita ao gerente de vendas autorizar alterações razoáveis ​​na lista de preços.

Rotação de pessoal e férias

A rotação obrigatória dos empregados ou o período de férias são implementados para detectar esquemas fraudulentos onde é necessário ter um sistema usual para mantê-lo.

Se o contador muda de responsabilidades a cada dois meses, uma pessoa não pode executar consistentemente um sistema falso.

Auditorias físicas

Auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e qualquer outro ativo físico registrado no sistema contábil, como inventários.

A contagem física pode revelar discrepâncias ocultas nos saldos das contas ignorando completamente os registros eletrônicos. Contando o dinheiro nos pontos de venda pode ser feito diariamente ou até várias vezes por dia.

Projetos maiores, como inventário físico, devem ser feitos com menos frequência, talvez em uma base anual ou trimestral.

Conciliações contábeis periódicas

Eles garantem que os saldos do sistema contábil coincidem com os saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes.

As diferenças encontradas entre esses tipos de contas complementares podem revelar discrepâncias nas próprias contas, ou que os erros se originam nas outras entidades.

Controles automatizados

Eles são provavelmente os controles internos mais comuns porque não apenas protegem a empresa, mas aumentam sua eficiência.

Relógios de ponto automatizados são um bom exemplo. Os funcionários são verificados por esses relógios quando chegam e depois são verificados no final do dia.

O relógio automatizado elimina a possibilidade de os funcionários trapacearem com suas horas de trabalho.

Referências

1. MyAccountingCourse (2018). Quais são os princípios do controle interno? Retirado de: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Qual é o Princípio de Controle? Retirado de: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Quais são os sete princípios do controle interno?Bizfluent. Retirado de: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Princípios Básicos do Controle Interno. Retirado de: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Controle Interno. Retirado de: cliffsnotes.com.
6. Administrador (2015). 17 Princípios do Controle Interno. Advogado Ético. Retirado de: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Quais são os sete procedimentos de controle interno na contabilidade? Empresa De Pequeno Porte. Retirado de: smallbusiness.chron.com.