As 7 funções de um assistente administrativo principal

O funções de um assistente administrativo são tarefas de assistência e acompanhamento às atividades normais que uma empresa desenvolve. Portanto, eles são fundamentais para uma operação eficiente do mesmo.

Essas atividades são geralmente variáveis ​​de acordo com a área de negócios da empresa em que trabalham. Por exemplo, em escritórios especializados, como escritórios de advocacia, os participantes geralmente têm treinamento específico para o desempenho de certas atividades.

No entanto, existem funções comuns a todas as áreas que, geralmente, giram em torno da distribuição e administração de informações dentro do escritório. Isso inclui o gerenciamento de documentos, arquivos e organização de eventos.

Mas essas atividades podem se tornar muito mais amplas. Às vezes, os auxiliares administrativos também devem lidar com o processamento de informações contábeis e até mesmo garantir o funcionamento dos recursos tecnológicos da empresa.

As 7 principais funções de um assistente administrativo

1- Gerenciamento de documentos

Uma das principais funções de um assistente administrativo é ajudar os membros do escritório com o gerenciamento de documentos e arquivos.

Geralmente essa tarefa está relacionada ao armazenamento, organização e administração de arquivos.

No entanto, em certas ocasiões, também pode ser necessário escrever, editar e revisar documentos.

Em algumas empresas, elas são solicitadas a ditar as cartas ou anotações e registrar as atas das reuniões que acontecem.

Em alguns casos, por exemplo, quando se trata de um escritório de advocacia, é necessário um treinamento especializado para cumprir essas funções: o assistente administrativo deve entender a terminologia e os procedimentos legais.

Por outro lado, assistentes administrativos que trabalham no campo da medicina precisam de conhecimentos diferentes. Eles devem ter o treinamento necessário para lidar com pacientes e ler relatórios médicos.

2- Planejamento de eventos

O planejamento de eventos de escritório também é geralmente de responsabilidade de assistentes administrativos. O tamanho dessa responsabilidade pode variar de acordo com o tamanho da empresa.

Um evento pode ser simplesmente uma reunião ou um almoço de negócios, mas também pode ser um congresso ou uma grande festa de negócios.

Em ambos os casos, o assistente deve gerenciar todos os critérios relacionados ao evento.

Isso inclui entrar em contato com fornecedores, fazer reservas, escolher menus e decoração. Mas também inclui entrar em contato, convidar e confirmar os participantes, palestrantes e palestrantes, caso isso seja necessário.

3- Atenção pessoal aos usuários e visitantes

Atenção aos usuários é geralmente uma das tarefas mais comuns para assistentes administrativos. O público ao qual a atenção está focada sempre depende do tamanho da empresa e de sua orientação comercial.

No caso de pequenas empresas que atendem diretamente ao público, é possível que o assistente administrativo receba os clientes.

Quando isso acontece, o trabalho deles visa orientá-los e auxiliá-los durante sua passagem pelas instalações da empresa.

Em empresas maiores, o assistente administrativo deve comparecer a outros visitantes como parceiros ou grandes fornecedores.

Neste caso, sua missão será orientá-los no cumprimento de sua agenda e reuniões com a administração ou outras áreas da empresa.

4- Assistência telefônica e virtual

Telefone e atenção virtual estão incluídos na categoria de assistência ao usuário. No caso da assistência por telefone, inclui-se a orientação de clientes e parceiros, bem como a organização e administração de agendas.

Ao se referir à atenção virtual, as tarefas dependem dos canais fornecidos pela empresa para atendimento ao cliente ou gerenciamento de informações.

Em alguns casos, trata-se de gerenciar o email, responder, encaminhar ou arquivar mensagens conforme necessário.

Em outros casos, quando os canais de comunicação virtual são mais diversificados, outras tarefas podem ser incluídas, como atenção ao público através de sistemas de bate-papo ou até mesmo respostas a perguntas por meio das redes sociais da empresa.

Em grandes empresas, é comum que haja pessoal especificamente focado na atenção desses canais de comunicação. Quando as empresas são pequenas, essa tarefa geralmente é deixada para assistentes administrativos.

5- Administração de agendas

A gestão das agendas é geralmente uma das tarefas mais importantes dos assistentes administrativos.

Esta responsabilidade inclui o recebimento de pedidos de marcações e reuniões por telefone, pessoalmente ou online, e organizá-los na agenda de acordo com os critérios definidos.

Também inclui reuniões de agendamento dentro e fora da empresa, almoços de trabalho e viagens de negócios.

Nestes últimos casos, é também da responsabilidade do assistente reservar voos, hotéis, restaurantes ou salas de reuniões, conforme necessário.

6- Contabilidade

Às vezes, assistentes administrativos são responsáveis ​​por monitorar e registrar as despesas que ocorrem dentro da empresa.Esses deveres podem ser simples, como registrar certas despesas em uma planilha.

Em alguns casos, o assistente é solicitado a ter o treinamento para o desenvolvimento de tarefas mais complexas. Por exemplo, suas responsabilidades podem incluir a apresentação de relatórios contábeis à administração.

Geralmente isso depende do tamanho da empresa. Uma grande empresa geralmente tem papéis mais especializados; Nesses, as informações contábeis são administradas por uma pessoa contratada para esse fim.

No entanto, uma das habilidades fundamentais para qualquer assistente administrativo é o domínio do software de contabilidade do escritório, como o Microsoft Excel.

7- Gestão Tecnológica

A gestão de recursos tecnológicos também faz parte das funções de assistentes administrativos. Nesse sentido, sua responsabilidade é garantir que todas as ferramentas necessárias para o funcionamento da empresa funcionem bem.

Isso inclui fazer cópias de backup das informações contidas no equipamento do computador e a atualização do antivírus, entre outras tarefas.

Por outro lado, inclui a administração de equipamentos como projetores e laptops.

Envolve também a revisão e manutenção do equipamento necessário para o desenvolvimento normal das atividades sob sua responsabilidade.

Isso não significa que o assistente administrativo tenha conhecimento técnico. Seu trabalho consiste especificamente na contratação de pessoal técnico que realiza a manutenção do equipamento regularmente para evitar contratempos.

Referências

1. Bucky, J. (2017). Os deveres do trabalho dos secretários executivos e assistentes administrativos. Retirado de: thebalance.com
2. Construtor de carreira (2016). Trabalhando como assistente administrativo - Uma excelente escolha para generalistas. Retirado de: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). O que faz um assistente administrativo médico? Retirado de: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Deveres de um assistente administrativo. Retirado de: study.com